📘 帮助中心
快速上手并充分利用智能费用报销系统的全部功能
快速上手
安装
- 下载安装包后，双击运行安装程序
- 按照向导提示完成安装（建议使用默认设置）
- 安装完成后桌面会自动创建快捷方式
首次启动
- 双击桌面上的 「智能费用报销系统」 图标
- 等待几秒后，浏览器会自动打开软件界面
- 首次启动可能需要 10-30 秒加载，请耐心等待
💡 首次运行建议以管理员身份启动，系统会自动完成网络配置，方便后续团队共享使用。
三步完成报销
第一步：上传发票 → 第二步：核对信息 → 第三步：一键导出
就这么简单！系统会自动识别发票内容、计算金额、生成报销单。
软件激活
本软件采用 一机一码 授权，确保每台设备的使用安全。
激活步骤
- 获取机器码：启动软件后，在左侧边栏点击授权状态区域，复制显示的机器码
- 获取激活码：将机器码提交给管理员或在授权商城兑换激活码
- 输入激活码：在软件中粘贴激活码，点击「激活」即可
版本对比
| 功能 | 🆓 免费版 | 💼 基础版 | 🏆 专业版 |
|---|---|---|---|
| PDF 发票识别 | ✅ | ✅ | ✅ |
| XML / OFD / ZIP 全格式 | — | ✅ | ✅ |
| AI 拍照智能识别 | — | — | ✅ |
| 日常报销 | 每日1次 | 每日10次 | 不限 |
| 差旅报销 | — | 每日10次 | 不限 |
| 增值税专票报销 | — | ✅ | ✅ |
| 发票存档管理 | — | 500张 | 不限 |
| Excel 自选字段导出 | — | — | ✅ |
| 多公司管理 | — | — | ✅ |
| 团队共享使用 | — | — | ✅ |
新用户可免费试用体验，试用期结束后选择适合的版本购买激活。
界面介绍
顶部操作栏
| 按钮 | 功能 |
|---|---|
| 🗑️ 清空重置 | 清空当前数据，开始新一轮报销 |
| ✨ 智能识别 | 开启/配置 AI 增强识别功能 |
| 🌐 共享协作 | 查看团队共享访问地址 |
| 🔔 通知 | 查看系统公告和版本更新 |
左侧导航栏
| 模块 | 说明 |
|---|---|
| 📋 日常费用报销 | 办公费、生活费等日常报销 |
| ✈️ 差旅费用报销 | 机票、火车票、住宿费等差旅报销 |
| 🧾 增值税专票报销 | 增值税专用发票报销归档 |
| 📁 发票存档管理 | 发票数字化台账管理 |
| 🏢 报销单位 | 当前报销主体信息 |
| 🔢 项目编号 | 部门、项目、编号设置 |
| 💾 数据备份 | 数据备份状态和操作 |
主工作区
根据当前模式展示：文件上传 → 数据表格 → 导出下载。
日常费用报销
适用于办公采购、会议费、交通费等日常费用。
① 设置报销信息
在左侧栏设置：
- 报销单位：选择或添加报销主体公司
- 报销部门：如技术部、市场部
- 报销项目：如研发中心项目
- 报销人姓名
系统自动生成报销编号（如：技术部-研发中心项目-2026-001）。
② 上传发票
将发票文件拖入上传区域，或点击「浏览文件」选择。推荐上传格式（按优先级排序）：
| 格式 | 速度 | 推荐度 | 说明 |
|---|---|---|---|
| XML | ⚡ 极快 | ⭐⭐⭐ | 数电票标准格式，精准解析，自动拆分多商品 |
| OFD | 较快 | ⭐⭐ | 电子票据格式，双引擎解析 |
| 一般 | ⭐ | 作为打印附件，开启AI可提取明细 | |
| 图片 | 依赖AI | ⭐ | 拍照票据，需开启AI视觉模式 |
| ZIP | 批量 | ⭐⭐⭐ | 多张发票打包上传，自动逐张解析 |
💡 提示：多商品发票请优先上传 XML/OFD 格式，系统会按「办公费」「交通费」「设备费」等科目自动分类拆分。
③ 核对数据
系统识别后自动填入数据表格，您可以：
- 直接点击单元格修改任何数据
- 展开「专业版字段详情」查看完整发票信息（销售方、税号、税率等）
- 添加用户备注方便财务审核
④ 导出报销单
| 导出内容 | 说明 |
|---|---|
| 📊 Excel 报销明细表 | 可选字段、自定义排序的完整报表 |
| 📄 PDF 报销单 | 格式化的报销单文档，大写金额自动转换 |
| 📎 合并附件 PDF | 所有发票合并为一份，3张/页节省纸张 |
差旅费用报销
适用于出差产生的交通、住宿、餐饮等费用。
① 切换到差旅模式
在左侧栏点击 「✈️ 差旅费用报销」。
② 上传差旅票据
上传各类差旅票据，系统自动识别类型：
| 票据 | 识别内容 |
|---|---|
| ✈️ 机票 | 航班号、出发/到达城市、舱位、乘客姓名 |
| 🚄 火车票 | 车次、出发/到达站、席别、旅客姓名 |
| 🚕 出租车票 | 上下车时间、金额 |
| 🏨 住宿发票 | 住宿费金额、入住信息 |
| 🧾 其他费用 | 餐饮、通讯等杂费 |
③ 核对行程信息
系统自动生成行程表：出发日期 → 出发地 → 到达日期 → 目的地 → 交通工具 → 金额
- 可手动编辑或调整行程信息
- 出差天数根据行程自动计算
- 住宿费自动匹配到对应行程
④ 导出差旅报销单
生成包含行程明细表的差旅报销凭证，符合企业差旅报销标准格式。
增值税专票报销
适用于增值税专用发票的合规报销。
- 在左侧栏点击 「🧾 增值税专票报销」
- 上传增值税专用发票（推荐 XML/OFD 格式）
- 系统自动提取完整税务信息：购买方/销售方名称及税号、不含税金额、税率、税额、价税合计、开票人、收款人、复核人
- 系统自动进行金额三元校验（不含税金额 + 税额 = 价税合计），确保数据准确
- 导出专用的增值税报销档案
发票存档管理
帮助您建立规范的发票数字化台账，所有发票统一管理、随时追溯。
自动归档
报销过程中处理的发票会自动存入存档系统，每张发票获得唯一归档编号（如 2026-0001）。
智能搜索
| 筛选方式 | 说明 |
|---|---|
| 🔍 关键词 | 搜索发票号码、销售方、摘要 |
| 📅 日期范围 | 按开票日期筛选 |
| 📊 报销状态 | 待报销 / 已报销 / 作废 |
| 🏷️ 标签分类 | 按自定义标签筛选（专业版） |
| 📄 文件类型 | XML / OFD / PDF / 图片 |
| 🏢 报销单位 | 按购买方单位筛选 |
重复检测
系统自动检测重复发票，防止同一张发票被多次报销：
- 文件内容完全相同 → 自动拦截
- 发票号码重复 → 提示警告
标签管理（专业版）
为发票添加自定义标签分类，如「办公费」「差旅费」「业务招待费」等，方便分类统计和检索。
批量导出
按条件筛选后，一键导出 Excel 明细表，方便财务汇总和审计。
AI 智能识别
AI 智能识别让您只需拍照上传，就能自动提取发票全部信息。
此功能为 专业版 专属。
开启方法
- 点击顶部 「✨ 智能识别」 按钮
- 打开 「启用 AI 增强识别」 开关
- 选择 AI 服务提供商并填入密钥
- 选择识别模型
- 点击 「🧪 测试连接」 确认可用
支持的 AI 服务
| 提供商 | 特点 |
|---|---|
| 硅基流动 (SiliconFlow) | 国内服务，速度快，推荐首选 |
| OpenAI | GPT-4o 系列，全球领先 |
| Google Gemini | 免费额度大 |
| 阿里通义千问 | 国内服务，稳定可靠 |
| Anthropic Claude | 文档理解能力出色 |
| 自定义 | 接入任意兼容接口 |
两种识别模式
| 模式 | 适用场景 |
|---|---|
| 🤖 文本极速模式 | PDF 文本发票，速度快、成本低 |
| 👁️ 视觉增强模式 | 图片、扫描件、拍照票据，AI 直接看图 |
使用建议
- XML / OFD 发票：无需 AI，系统自动精准解析
- PDF 发票：文本清晰的 PDF 无需 AI；模糊的扫描件建议开启 AI
- 图片 / 拍照：必须开启 AI 视觉模式
- 一图多票：AI 可自动识别一张图片中的多张发票
团队共享使用
专业版支持局域网内多人共享，一台电脑安装，整个团队使用。
此功能为 专业版 专属。
使用方式
- 在安装了软件的主机上启动系统
- 点击顶部 「🌐 共享协作」 查看内网访问地址
- 团队成员在同一网络下，用浏览器打开该地址即可使用
支持的设备
- ✅ Windows / Mac 电脑浏览器
- ✅ 手机浏览器（iPhone / Android）
- ✅ 平板浏览器（iPad 等）
性能参考
- 推荐同时使用人数：5-10 人
- XML 发票处理速度最快（不到1秒），图片 AI 识别较慢（5-15秒）
- 优化建议：团队使用时优先上传 XML 格式发票，效率最高
管理设置
报销单位管理
支持管理多个报销主体公司（专业版支持多家）：
- 在左侧栏 「🏢 报销单位管理」 展开面板
- 点击「➕ 添加单位」输入公司名称和税号
- 点击单位名称切换当前报销主体
设置税号后，系统会自动验证发票购买方是否匹配当前报销单位，避免报错公司。
部门与项目
在左侧栏 「🔢 项目编号管理」 → 「🛠️ 修改设置」 中管理：
- 报销部门：添加/删除/选择部门
- 报销项目：添加/删除/选择项目
- 报销人姓名：填写报销经办人
- 填表日期：默认当天，可修改
以上信息组合生成报销编号，体现在导出的报销单中。
数据备份
系统支持一键备份发票存档数据：
- 左侧栏 「💾 数据备份」 显示当前备份状态
- 超过 7 天未备份时会自动提醒
- 点击「立即备份」即可完成
常见问题
入门问题
Q：软件启动后浏览器没有打开？
A：请手动打开浏览器（推荐 Chrome），在地址栏输入启动时显示的访问地址。
Q：首次启动比较慢？
A：首次启动需要加载组件，通常需要 10-30 秒，之后启动速度会明显加快。
发票识别
Q：什么格式的发票识别效果最好？
A：推荐优先使用 XML
格式。这是国家税务总局数电票的标准格式，解析速度最快（不到1秒）、准确率最高，且支持多商品自动分类拆分。
Q：如何获取 XML 格式的发票？
A：登录国家税务总局的全国统一发票查验平台，或在开票软件中导出 XML 原件。
Q：上传图片提示"无法处理"？
A：图片发票需要开启 AI 智能识别。请在顶部「✨ 智能识别」中配置 AI 服务后再上传。
Q：为什么 PDF 发票没有提取到商品明细？
A：PDF 文件默认作为打印附件使用。如需提取明细，请上传 XML 原件（推荐），或开启 AI 识别。
Q：系统提示"检测到重复文件"？
A：这是系统的防重复报销机制。如果确需重新处理，请先点击「🗑️ 清空重置」清空当前会话。
团队协作
Q：其他同事的电脑无法访问？
A：请确认以下事项：
- 两台设备是否连接了同一个网络（WiFi 或有线局域网）
- 首次使用是否以管理员身份启动过软件（自动配置网络权限）
- 如仍无法访问，运行安装目录下的网络配置工具即可
Q：手机和平板可以用吗？
A：可以。只要连接同一网络，在手机/平板浏览器中输入共享地址即可使用，界面会自动适配移动端屏幕。
激活与授权
Q：更换电脑后需要重新激活吗？
A：是的。每台电脑有唯一的机器码，更换设备需要重新申请激活码。
Q：试用期到了怎么办？
A：试用期结束后，您可以选择购买基础版或专业版继续使用。联系管理员或在授权商城获取正式激活码。
Q：激活成功后状态异常？
A：请避免修改或清理安装目录下的授权相关文件。如仍有问题，请联系技术支持。
导出与打印
Q：导出的报销单怎么打印？
A：下载 PDF 报销单后，用任何 PDF 阅读器打开即可打印。报销单已按 A4 纸张规格排版，可直接使用。
Q：能否自定义导出哪些字段？
A：专业版支持 20+ 个字段自由勾选和排序，并可保存为默认配置，每次导出自动应用。